1. Wie is verantwoordelijk?
Market-Ai is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven. Market-Ai staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 91562260 en heeft btw-identificatienummer NL004900077B42.
Deze verklaring geldt voor bezoekers van market-ai.nl, personen die contact opnemen of een scan aanvragen, prospects, klanten, leveranciers en zakelijke contactpersonen.
2. Welke persoonsgegevens verwerken we?
Afhankelijk van het contact kunnen we de volgende gegevens verwerken:
- naam, functie, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en correspondentie;
- de website, branche, regio, marketingdoelen en informatie die je zelf in een formulier, e-mail of gesprek deelt;
- offerte-, overeenkomst-, factuur- en betaalgegevens;
- projectbestanden, feedback, goedkeuringen en contactmomenten;
- gegevens en toegangsrechten die nodig zijn voor werkzaamheden in bijvoorbeeld een website, advertentieaccount, analysetool of socialmediakanaal;
- technische gegevens zoals IP-adres, browsertype, apparaat, tijdstip, bezochte pagina en beveiligingslog wanneer de website of hostingomgeving die gegevens registreert;
- campagnegegevens zoals UTM-bron, campagne, advertentievariant, verwijzende pagina en landingspagina wanneer je via een campagne contact opneemt;
- marketingvoorkeuren, toestemming en uitschrijvingen.
Stuur via formulieren geen medische informatie, identiteitsbewijzen, wachtwoorden of andere gevoelige gegevens. Als zulke gegevens toch worden ontvangen en niet nodig zijn, verwijderen we ze zo snel mogelijk.
3. Hoe komen we aan gegevens?
Meestal ontvangen we gegevens rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld via een formulier, e-mail, telefoongesprek, offerte of samenwerking. Daarnaast kunnen gegevens afkomstig zijn van je werkgever of opdrachtgever, van zakelijke platforms waartoe je ons toegang geeft, of uit openbare zakelijke bronnen zoals een bedrijfswebsite of het Handelsregister.
4. Doelen en wettelijke grondslagen
| Doel | Voorbeelden van gegevens | Grondslag |
|---|---|---|
| Een vraag, scanverzoek of offerte behandelen | Contactgegevens, website, hulpvraag en correspondentie | Voorbereiding van een overeenkomst en gerechtvaardigd belang bij zakelijke communicatie |
| Diensten uitvoeren en de samenwerking beheren | Projectinformatie, accounttoegang, feedback en rapportages | Uitvoering van de overeenkomst |
| Facturatie, administratie en wettelijke verplichtingen | Bedrijfs-, factuur- en betaalgegevens | Overeenkomst en wettelijke verplichting |
| Website en systemen veilig en goed laten werken | IP-adres, foutmeldingen en beveiligingslogs | Gerechtvaardigd belang bij beveiliging en fraudepreventie |
| Relatiebeheer en relevante zakelijke informatie | Naam, bedrijf, e-mailadres en voorkeur | Toestemming of gerechtvaardigd belang bij bestaande zakelijke relaties; afmelden kan altijd |
| Een juridisch geschil of aanspraak behandelen | Overeenkomst, correspondentie en projectdossier | Gerechtvaardigd belang en wettelijke verplichting |
Wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd, kun je die toestemming altijd intrekken. Intrekking verandert niets aan verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig zijn uitgevoerd.
5. Gratis Marketing Scan en formulieren
De gratis Marketing Scan geeft direct een indicatieve uitkomst op basis van de antwoorden die je kiest. In de huidige versie worden die scanantwoorden in de browser berekend en niet aan een klantprofiel gekoppeld. Vul je daarnaast een contactformulier in, dan gebruiken we de ingevulde gegevens uitsluitend om je verzoek te behandelen en, wanneer passend, een offerte of advies op te stellen.
Formuliergegevens worden beveiligd doorgestuurd naar de zakelijke inbox van Market-Ai. Hiervoor kan een gespecialiseerde e-mailverwerker worden gebruikt.
Er vindt geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming plaats die juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen voor je heeft.
6. Hoe lang bewaren we gegevens?
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig. De volgende uitgangspunten gelden, tenzij een wettelijke plicht, geschil of concrete afspraak een andere termijn vereist:
- contact- en offerteaanvragen zonder samenwerking: maximaal 24 maanden na het laatste inhoudelijke contact;
- klant-, project- en correspondentiegegevens: tijdens de samenwerking en doorgaans maximaal 5 jaar daarna;
- fiscale administratie en factuurgegevens: 7 jaar na afloop van het betreffende boekjaar;
- toegangsrechten tot klantaccounts: zo snel mogelijk en in beginsel binnen 3 maanden na einde van de opdracht verwijderd of overgedragen;
- technische beveiligingslogs: doorgaans maximaal 30 dagen, of langer wanneer onderzoek naar een incident dat noodzakelijk maakt;
- marketingtoestemming: tot intrekking; een minimaal uitschrijvingsrecord kan daarna worden bewaard om je keuze te respecteren.
Geanonimiseerde gegevens die niet meer naar een persoon te herleiden zijn, vallen niet onder deze termijnen.
7. Met wie delen we persoonsgegevens?
Market-Ai verkoopt geen persoonsgegevens. Gegevens kunnen alleen worden gedeeld met partijen die nodig zijn voor de dienstverlening, zoals:
- hosting-, beveiligings-, e-mail-, formulier- en cloudleveranciers;
- boekhoud-, betaal- en administratiedienstverleners;
- ingeschakelde specialisten of onderaannemers die voor een project persoonsgegevens moeten verwerken;
- advertentie-, analyse- en socialmediaplatforms wanneer dit onderdeel is van een opdracht of wanneer daarvoor geldige toestemming bestaat;
- adviseurs, verzekeraars, toezichthouders of overheidsinstanties als dat noodzakelijk of wettelijk verplicht is.
Voor de website kunnen onder meer Google Tag Manager en Google Analytics worden gebruikt voor statistiek, Meta Pixel en Meta Conversions API voor advertentiemeting, en Brevo voor de beveiligde aflevering van formulierberichten. Google Sheets kan worden gebruikt voor de interne registratie en opvolging van aanvragen. Deze diensten ontvangen alleen de gegevens die nodig zijn voor hun betreffende functie en worden pas voor advertentiemeting gebruikt nadat je daarvoor kiest.
Met verwerkers worden passende afspraken gemaakt over beveiliging, vertrouwelijkheid en gebruik. Wanneer een leverancier gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, gebruiken we een geldige doorgiftegrond, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit, het EU-VS Data Privacy Framework of door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen, aangevuld met passende maatregelen waar nodig.
8. Gegevens die we namens een klant verwerken
Bij bepaalde opdrachten kan Market-Ai persoonsgegevens verwerken namens een klant, bijvoorbeeld websiteleads of campagnedata. De klant is dan doorgaans verwerkingsverantwoordelijke en Market-Ai verwerker. Waar nodig sluiten partijen een verwerkersovereenkomst waarin onder meer doelen, beveiliging, subverwerkers, incidenten en verwijdering worden geregeld.
10. Beveiliging en datalekken
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, zoals toegangsbeperking, sterke authenticatie waar beschikbaar, versleutelde verbindingen, updates, back-ups en afspraken met leveranciers. Geen enkel systeem is volledig risicoloos. Bij een beveiligingsincident handelen we volgens de wettelijke meld- en informatieplichten.
11. Jouw privacyrechten
Je kunt, voor zover de AVG dat recht geeft, verzoeken om:
- inzage in de persoonsgegevens die we van je verwerken;
- correctie of aanvulling van onjuiste gegevens;
- verwijdering van persoonsgegevens;
- beperking van een verwerking;
- overdracht van gegevens in een gangbaar digitaal formaat;
- bezwaar tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of tegen direct marketing;
- intrekking van eerder gegeven toestemming.
Stuur je verzoek naar info@market-ai.nl. We reageren in beginsel binnen één maand. Bij twijfel over de identiteit kunnen we om aanvullende informatie vragen. We vragen nooit méér informatie dan nodig om de identiteit vast te stellen.
12. Kinderen
De website en diensten zijn gericht op bedrijven en niet op kinderen jonger dan 16 jaar. We verzamelen niet bewust gegevens van kinderen. Denk je dat dit toch is gebeurd, neem dan contact op zodat we de situatie kunnen onderzoeken en gegevens waar nodig verwijderen.
13. Vragen, wijzigingen en klachten
Voor vragen of een privacyverzoek kun je mailen naar info@market-ai.nl of bellen via 085 - 250 2110. Ben je niet tevreden over onze reactie, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Deze verklaring kan worden aangepast wanneer de website, dienstverlening of wetgeving verandert. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we betrokkenen aanvullend wanneer dat redelijkerwijs nodig is.